Ilustrasi oleh Penerbit Deepublish.
Penulis : Deni Kurniawan, S. AP – Arsiparis Ahli Pertama Kemenag Belitung Timur
Kalau kita meminjam kacamata ilmu kimia, ada satu istilah yang mungkin sudah tak asing lagi yaitu residu. Di atas kertas, residu sering dimaknai sekadar ampas. Ia adalah sisa dari sebuah proses fisik maupun kimia, entah itu dari distilasi, penguapan, atau filtrasi. Stigmanya jelas, residu kerap dipandang sebelah mata sebagai sesuatu yang sudah tidak punya nilai guna. Padahal, realitas ilmiah justru berkata sebaliknya. Lihat saja aspal yang kita gunakan tiap hari, wujudnya adalah “residu” dari penyulingan minyak bumi. Bagi para peneliti, sisa proses ini justru ibarat kotak pandora. Dari ampas itulah mereka bisa membedah reaksi apa yang sebenarnya terjadi, melacak komposisi zat, hingga menemukan nilai baru yang sebelumnya luput dari pandangan.
Menariknya, perumpamaan ini terasa sangat menampar jika kita sandingkan dengan nasib arsip di banyak instansi dan organisasi hari ini. Coba ingat-ingat lagi. Setelah sebuah program selesai dieksekusi, atau palu keputusan diketuk dalam rapat paripurna, ke mana perginya dokumen-dokumen itu? Sering kali, surat-menyurat, notulensi, hingga file laporan digital hanya dianggap sebagai “ampas” administrasi. Jejak-jejak kerja ini hanya disimpan ala kadarnya, ditumpuk berdebu di pojok lemari, atau dibiarkan tenggelam di folder komputer sampai akhirnya raib tak berbekas. Padahal, jika kita kembali pada analogi kimia tadi, arsip adalah residu autentik dari denyut nadi sebuah organisasi. Berbeda dengan limbah yang harus dibuang, arsip adalah sisa berharga yang wajib diselamatkan. Dari lembaran-lembaran inilah sebuah instansi bisa membuktikan rekam jejak kinerjanya, membedah proses di balik lahirnya sebuah kebijakan, dan melacak siapa pihak yang harus memegang kendali tanggung jawab.
Ironisnya, pola pikir bahwa arsip itu krusial belum benar-benar mengakar dalam kultur birokrasi dan tata kelola modern. Posisi arsip masih sering dianaktirikan. Mengurusnya dianggap sekadar beban kerja ekstra, alih-alih dilihat sebagai jantung dari roda organisasi. Padahal, negara sudah berulang kali membunyikan alarm keras. Melalui UU Nomor 43 Tahun 2009, juga pendahulunya di UU Nomor 7 Tahun 1971, negara secara tegas menyatakan bahwa arsip bukan sekadar kertas numpang lewat. Arsip adalah memori kolektif. Ia merupakan bukti sah dari kehidupan berbangsa dan bernegara yang pengelolaannya wajib dilakukan secara sistematis. Namun, begitulah tabiat kita. Arsip biasanya baru mendadak jadi “bintang utama” tatkala ia tidak bisa ditemukan. Kepanikan biasanya baru pecah saat tim auditor mengetuk pintu meminta tumpukan bukti pertanggungjawaban. Atau, ketika pimpinan kelabakan mencari data historis tahun lalu untuk menentukan arah kebijakan baru. Puncaknya adalah ketika institusi harus adu argumen untuk membuktikan keabsahan suatu tindakan di ranah hukum. Di titik-titik nadir itulah, kita baru tersadar bahwa ampas administrasi tadi rupanya adalah nyawa penentu.
Sejarah bahkan punya catatan getir soal ini. Ingat lepasnya Pulau Sipadan dan Ligitan dari pangkuan Indonesia? Mahkamah Internasional pada tahun 2002 mengetuk palu kemenangan untuk Malaysia, dan salah satu pukulan telaknya ada pada kelengkapan bukti administratif. Kala itu, mereka dinilai punya rekam jejak tata kelola wilayah di masa lalu yang jauh lebih tertib. Tragedi ini mestinya jadi tamparan keras bahwa dokumen administrasi bukan sekadar tumpukan kertas, tapi senjata legitimasi kedaulatan. Jika di level negara saja selembar dokumen bisa mengubah peta wilayah, apalagi di skala organisasi. Arsip adalah tulang punggung good governance. Instansi yang telaten merawat tata kelola arsipnya dipastikan lebih gampang mempertanggungjawabkan kinerjanya, menjaga napas kesinambungan kebijakannya, dan punya tameng kuat dari berbagai ancaman sengketa.
Tentu, kasus sekelas sengketa di Mahkamah Internasional mungkin terasa terlalu melangit bagi kita yang sehari-hari berkutat di bilik-bilik kantor pemerintahan daerah atau instansi pelayanan publik. Tapi mari kita tarik realitas ini ke atas meja kerja kita sendiri. Bayangkan sebuah kantor pelayanan di tingkat kabupaten. Setiap hari, ada puluhan surat masuk yang menanti didisposisi, jadwal agenda pimpinan yang padat dan terus berubah, hingga berkas-berkas layanan pengaduan dari masyarakat yang butuh tindak lanjut. Jika semua rutinitas ini hanya diandalkan pada pencatatan manual dan ditulis di buku besar lalu kertasnya ditumpuk di laci, apa yang terjadi saat sebulan kemudian ada warga yang menagih progres aduannya? Atau, bagaimana jika tiba-tiba pimpinan butuh menelusuri rekam jejak sebuah surat keputusan krusial dari tahun lalu? Kepanikan-kepanikan kecil di ruang tata usaha inilah yang perlahan tapi pasti menggerus kewibawaan dan tingkat kepercayaan publik terhadap sebuah institusi. Arsip yang berantakan selalu menjadi hulu dari birokrasi yang lamban.
Lantas, bagaimana kita memutus mata rantai ini? Mengubah cara pandang tentu harus dibarengi dengan langkah konkret. Di era sekarang, memperbaiki tata kelola kearsipan tidak lagi melulu soal menambah kapasitas gudang fisik atau memesan lemari besi baru. Jawabannya ada pada transformasi digital, dan kabar baiknya, inovasi ini tidak selalu menuntut anggaran perangkat lunak yang fantastis. Kita bisa memulai langkah revolusioner dari hal yang paling mendasar yaitu membangun sistem elektronik untuk mengelola arsip dengan tetap mengedepankan keamanan akses arsip. Dengan memanfaatkan instrumen yang sebenarnya sudah akrab di layar komputer kita seperti menyusun basis data menggunakan Spreadsheet yang dikawinkan dengan baris-baris kode App Script, sebuah instansi sudah bisa menciptakan aplikasi pengarsipan mandiri yang lincah. Bayangkan sebuah sistem di mana setiap disposisi surat, riwayat keluhan warga, hingga agenda kerja bisa dilacak, disaring, dan ditemukan kembali hanya dalam hitungan detik. Inilah wujud nyata merawat “residu” di era modern. Mengalokasikan sumber daya untuk membangun ekosistem arsip digital bukanlah sebuah pemborosan anggaran atau sekadar gaya-gayaan. Ia adalah investasi jangka panjang untuk memagari akuntabilitas institusi.
Pemerintah sebenarnya tidak menutup mata, lompatan besar telah dilakukan dengan meluncurkan suatu sistem kearsipan terintegrasi yaitu SRIKANDI (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi) dengan harapan dapat mengintegrasikan sistem kearsipan nasional. Namun pada kenyataannya di lapangan, aplikasi ini sering kali layu sebelum berkembang. Mengapa? Karena inovasi teknologi ternyata tidak serta-merta mengubah kesadaran penggunanya. Di banyak kantor, pemakaian SRIKANDI masih sebatas formalitas agar instansi terlihat sudah “go digital”. Ironisnya, pola pikir lama masih terlalu mendominasi, seperti sistemnya sudah digital, tetapi pegawainya tetap menuntut kertas di print dan dicap basah sebagai bentuk “kepastian”. Akhirnya, aplikasi itu cuma jadi pajangan di layar monitor, sementara tumpukan kertas di meja kerja tetap menggunung. Ini adalah alarm keras untuk kita semua. Transformasi kearsipan hanya sebatas ilusi jika pola pikir kolot masih mendominasi, butuh revolusi pola pikir. Para birokrat harus berhenti menganggap proses input data ke SRIKANDI sebagai beban kerja yang menyusahkan. Langkah itu justru upaya sadar untuk menyelamatkan “residu” organisasi agar memori lembaga tidak punah dimakan rayap.
Jadi, rasanya sudah waktunya kita merombak total cara pandang ini. Arsip bukan sisa kegiatan. Arsip bukan sekadar dokumen usang. Apalagi sekadar beban server dan gudang penyimpanan. Arsip adalah residu yang sangat berharga. Ia punya nilai guna, baik secara informasi, yuridis, maupun histori yang harus dikurasi lewat jadwal retensi yang jelas, dirawat, dan dimanfaatkan, sebelum akhirnya diputuskan untuk dimusnahkan atau abadi selamanya. Pada akhirnya, organisasi yang masa bodoh dengan arsipnya tak ubahnya seperti manusia yang kehilangan ingatan. Ia mungkin masih bisa bernapas dan berjalan maju, tapi ia tak lagi tahu dari mana asalnya, dan bagaimana ceritanya ia bisa sampai di titik sekarang.
